Tips voor schrijven van een communicatieplan

Het schrijven van een communicatieplan schept orde in uw organisatie. Het zorgt ervoor dat iedereen dezelfde stijl gebruikt voor schrijven en spreken. Daarnaast uit u makkelijker uw prioriteiten naar buiten bij groot nieuws en calamiteiten. Over het algemeen helpt een communicatieplan uw organisatie om de missie, visie en de strategie te overdenken.

Doelgroep

Zorg dat u voor ogen heeft wat uw doelgroep is. Het vaststellen hiervan helpt u bij het gedetailleerd opstellen van een communicatieplan. Is de doelgroep binnen of buiten de organisatie? Kan er jargon gebruikt worden en wat vindt de doelgroep belangrijk? Dit zijn vragen die u zichzelf kunt stellen om uw doelgroep te bepalen.

Doel van het communicatieplan

Formuleer het doel van uw communicatieplan volgens de SMART-methode. Doe dat zo specifiek mogelijk, zodat uw doelgroep het goed begrijpt. Zorg er ook voor dat u het meetbaar kan maken. Het belangrijkste voor de doelgroep is dat het plan concrete acties bevat die vereist zijn om het doel te behalen. Houd uw doelen wel realistisch om de geloofwaardigheid van het plan in tact te houden en zorg dat er een begin- en eindpunt van het doel bestaat.

Probleemanalyse

Als het doel van uw communicatieplan duidelijk is, kunt u de problemen analyseren en aanduiden. Waar gaat het mis binnen uw organisatie of de doelgroep? Maak een overzicht aan de hand van verschillende categorieën en formuleer het probleem niet te langdradig. Neem extra informatie op in de bijlage.

Communicatiemiddelen en planning

Ga goed na welke communicatiemiddelen uw doelgroep het meest gebruik. Gebruik alleen niet teveel communicatie. Als u teveel gebruik maakt van verschillende media creëert dit meer chaos dan overzicht.

Geef voor iedere communicatie-activiteit een duidelijke- en haalbare planning aan. Meestal staan uw boodschappen per periode gepland. Door een goede planning aan te houden, maakt u het makkelijker voor uzelf om de voortgang van het communicatieplan te monitoren.